Votre Cheat Sheet pour Devenir Certifié Commerce Équitable : Étapes Légales Essentielles pour les Entreprises
Pourquoi Choisir le Commerce Équitable ?
Avant de plonger dans les détails des étapes légales, il est essentiel de comprendre pourquoi le commerce équitable est une choix stratégique et éthique pour votre entreprise. Le label Fairtrade/Max Havelaar, par exemple, repose sur des standards précis qui visent à améliorer les conditions de vie des producteurs et des travailleurs des pays défavorisés. C’est un engagement concret qui apporte une valeur ajoutée à votre marque et renforce votre image de responsabilité sociale et environnementale[2].
Étapes pour Obtenir la Certification Fairtrade
Demande d’Inscription au Programme Fairtrade
La première étape pour devenir certifié commerce équitable est de demander l’inscription au programme Fairtrade. Voici les étapes clés à suivre :
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Champ d’Application et Exigences:
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Les demandes doivent être faites dans le cadre du champ d’application Fairtrade, tel que défini par Fairtrade International. Cela inclut le produit pour lequel la certification est demandée, le pays où le produit est cultivé ou négocié, et la structure de l’organisation ou de l’entreprise qui demande la certification[1].
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Frais d’Inscription:
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Tous les candidats doivent payer des frais d’inscription non remboursables pour le traitement de leur demande. Ces frais sont indépendants de la fonction commerciale, du nombre de produits ou de la structure organisationnelle du demandeur. Les Acteurs Commerciaux peuvent également être confrontés à des coûts supplémentaires liés à l’évaluation des Indicateurs Sociaux[1].
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Documents Nécessaires:
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FLOCERT traitera la demande du client une fois reçus le questionnaire de demande rempli et signé, la confirmation du paiement des frais de dossier, le contrat de certification signé et d’autres documents justificatifs demandés. Une fois la procédure de demande terminée avec succès, le client se verra attribuer un FLO ID permanent[1].
Outils et Processus d’Assurance
FLOCERT utilise plusieurs outils d’assurance pour garantir le respect des Standards Fairtrade.
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Audit Fairtrade:
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Les audits sont effectués sur la base des Standards Fairtrade pour évaluer la conformité des producteurs et des Acteurs Commerciaux. Il y a trois types principaux d’audits :
- Audits de Certification : Conduisent à la délivrance d’un certificat initial ou à la re-certification d’un client déjà certifié.
- Audits de Renouvellement : Marquent le début d’un nouveau cycle de certification et constituent la base de la décision d’émettre un nouveau certificat Fairtrade.
- Audits Ciblés : Peuvent avoir lieu entre deux Audits de Renouvellement ou entre un Audit Initial et un Audit de Renouvellement, afin d’évaluer la conformité continue et de se concentrer sur des sections spécifiques du Standard Fairtrade identifiées comme critiques pour le client individuel[1].
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Autres Outils d’Assurance:
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FLOCERT utilise également d’autres outils tels que les Alertes Fairtrace et l’Initiation Acteur Commercial pour renforcer l’assurance et améliorer les niveaux de conformité des clients certifiés[1].
Principes d’Assurance Fairtrade
Code de Conduite et Procédure de Signalement
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Code de Conduite:
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FLOCERT a un code de conduite strict qui guide les actions de tous les acteurs impliqués dans le processus de certification. Ce code assure que toutes les parties respectent les principes de transparence, d’équité et de confidentialité[1].
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Procédure de Signalement des Réclamations et Allégations:
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Il existe une procédure claire pour le signalement des réclamations et allégations. Cela permet de traiter rapidement et équitablement toutes les plaintes ou non-conformités potentielles, garantissant ainsi l’intégrité du processus de certification[1].
Langues Officielles et Traductions
- Langues Officielles de FLOCERT:
- FLOCERT utilise plusieurs langues officielles pour faciliter la communication avec les clients de différentes régions. Cela inclut des traductions d’audits et de preuves matérielles pour assurer que tous les documents et communications soient accessibles et compréhensibles pour tous les acteurs impliqués[1].
Portée de la Certification Fairtrade
Entités Détenues ou Sous-traitées
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Services des Entités dans le Périmètre de la Certification:
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Les entités détenues ou sous-traitées par des clients certifiés doivent également être incluses dans le périmètre de la certification. Cela garantit que toutes les parties de la chaîne d’approvisionnement respectent les Standards Fairtrade[1].
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Services d’Entités Hors du Champ de Certification:
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Il est important de distinguer les services des entités qui sont hors du champ de certification. Ces entités ne sont pas soumises aux mêmes exigences de certification, mais leur impact sur la conformité globale doit être évalué[1].
Cycle de Certification
Durée et Fréquence des Audits
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Cycle de Certification de 3 Ans pour les Producteurs:
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Les producteurs sont soumis à un cycle de certification de 3 ans, avec des audits réguliers pour garantir la conformité continue aux Standards Fairtrade[1].
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Cycle de Certification de 5 Ans pour les Acteurs Commerciaux:
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Les Acteurs Commerciaux ont un cycle de certification de 5 ans, avec des audits de renouvellement et des audits ciblés pour maintenir les niveaux de conformité[1].
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Cycle de Certification de 6 Ans pour les Petits Détenteurs de Licence:
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Les petits détenteurs de licence, souvent des entreprises plus petites, ont un cycle de certification de 6 ans, avec des exigences d’audit adaptées à leur taille et à leur complexité[1].
Sanctions et Décertification
Types de Sanctions
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Sanctions Financières:
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En cas de non-conformité, les clients peuvent être soumis à des sanctions financières. Celles-ci visent à inciter les entreprises à respecter les standards et à corriger les non-conformités rapidement[1].
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Annulation de l’Autorisation de Commercialisation/Refus de Certification:
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Dans les cas graves de non-conformité, l’autorisation de commercialisation peut être annulée ou la certification refusée. Cela peut avoir des implications significatives pour l’image et les opérations de l’entreprise[1].
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Suspension de l’Autorisation de Commercialisation ou Suspension de Certification:
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Une suspension peut être imposée pour permettre à l’entreprise de corriger les non-conformités avant de réintégrer le système de certification[1].
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Décertification:
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La décertification est la sanction la plus sévère et peut être immédiate ou avec un moratoire pour la réadmission. Cela signifie que l’entreprise doit se soumettre à un nouveau processus de certification après avoir corrigé toutes les non-conformités[1].
Exceptions et Droit d’Appel
Conditions pour les Exceptions
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Demande d’Exceptions:
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Les clients peuvent demander des exceptions à certaines règles ou exigences de certification. Cependant, ces demandes doivent être justifiées et approuvées par FLOCERT[1].
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Droit d’Appel:
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En cas de décision négative, les clients ont le droit d’appel. Cela permet de réexaminer les décisions et de garantir que les processus soient justes et transparents[1].
Tableau Comparatif des Cycles de Certification
Type de Client | Durée du Cycle de Certification | Fréquence des Audits |
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Producteurs | 3 ans | Audits réguliers tous les 3 ans |
Acteurs Commerciaux | 5 ans | Audits de renouvellement et audits ciblés |
Petits Détenteurs de Licence | 6 ans | Audits adaptés à la taille et à la complexité de l’entreprise |
Entités Additionnelles | Variable | Dépend des spécificités de l’entité et de son rôle dans la chaîne d’approvisionnement |
Conseils Pratiques pour les Entreprises
Intégration dans Votre Business Plan
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Étude Financière:
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Avant de démarrer le processus de certification, il est crucial de réaliser une étude financière détaillée pour comprendre les coûts totaux impliqués, y compris les frais d’inscription, les coûts des audits et les éventuelles sanctions financières.
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Formation et Sensibilisation:
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Assurez-vous que votre personnel est bien formé et sensibilisé aux Standards Fairtrade et aux exigences de certification. Cela peut inclure des sessions de formation régulières et des ressources disponibles sur les sites web de Fairtrade International et de FLOCERT.
Gestion des Risques et Transparence
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Gestion des Risques:
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La certification Fairtrade aide à renforcer la gestion des risques en sécurisant les approvisionnements et en assurant la durabilité des filières. Cela peut également améliorer la satisfaction de la clientèle en offrant des produits de qualité et éthiques.
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Transparence:
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Soyez transparent dans vos communications avec vos clients et partenaires. Utilisez les réseaux sociaux et les campagnes marketing pour expliquer les avantages de la certification Fairtrade et comment elle contribue à un commerce plus équitable.
Utilisation des Données et des Outils
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Utilisation des Données:
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Utilisez les données collectées pendant les audits et les évaluations pour améliorer continuellement vos processus et votre conformité. Les outils comme la plateforme Intact et Fairtrace peuvent aider à suivre et à gérer les non-conformités potentielles.
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Outils d’Assurance:
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Faites usage des outils d’assurance fournis par FLOCERT pour maintenir les niveaux de conformité. Cela inclut les audits réguliers, les alertes Fairtrace, et l’initiation des Acteurs Commerciaux.
Obtenir la certification Fairtrade est un processus complexe mais récompensant pour les entreprises qui souhaitent se distinguer par leur engagement en faveur d’un commerce équitable. En suivant ces étapes légales essentielles et en intégrant les principes de certification dans votre business plan, vous pouvez non seulement améliorer les conditions de vie des producteurs et des travailleurs, mais aussi renforcer votre image de marque et votre position sur le marché.
Comme le souligne Fairtrade International, “le commerce équitable, ce n’est pas de l’aide, c’est du commerce”[2]. En choisissant de devenir certifié commerce équitable, vous contribuez à un mouvement global qui vise à créer un monde plus juste et plus durable.